Rechnungen an eine Behörde zu stellen fühlt sich oft an wie eine neue Sprache zu lernen: Leitweg-ID, XRechnung, ZRE, OZG-RE — lauter Kürzel, die dir im normalen B2B-Geschäft nie begegnen. Der Grund ist simpel: Der öffentliche Sektor ist beim Rechnungsempfang schon länger auf strukturierte, elektronische Formate umgestiegen als der Rest des Marktes. Wer als Lieferant an Bund, Länder oder Kommunen liefert, muss diesen Weg mitgehen — dieser Artikel zeigt dir, wie.
Vorab, ehrlich: Das hier ist allgemeines Faktenwissen zur E-Rechnung im öffentlichen Sektor (B2G), keine Rechtsberatung für deinen Einzelfall. Welche Plattform, welches Format und welche Fristen für deinen konkreten Auftrag gelten, sagt dir am Ende dein Auftraggeber — im Zweifel frag dort nach oder kläre offene Fragen mit deinem Steuerberater. Stand der Angaben ist 2026.
Warum Rechnungen an Behörden ein eigenes Kapitel sind
Seit dem 27. November 2020 gilt für Lieferanten des Bundes die E-Rechnungsverordnung (E-RechV): Rechnungen an Bundesbehörden müssen elektronisch und strukturiert übermittelt werden. Papier oder eine simple PDF per E-Mail reichen nicht mehr aus und werden abgelehnt, weil sie formal keine E-Rechnung im Sinne der Verordnung sind.
Eine Ausnahme gibt es: Direktaufträge bis 1.000 € dürfen weiterhin klassisch fakturiert werden.
Die Bundesländer haben zusätzlich eigene Regeln, die sich im Detail unterscheiden — unter anderem Bremen, Baden-Württemberg, das Saarland, Mecklenburg-Vorpommern und Rheinland-Pfalz, wo zusätzlich eine Ausstellerpflicht gilt: Dort musst du nicht nur E-Rechnungen empfangen, sondern selbst als E-Rechnung ausstellen können. Bevor du für eine Landes- oder Kommunalbehörde fakturierst, lohnt sich ein kurzer Blick auf deren eigene Vorgaben — sie regeln, über welche Plattform und in welchem Format deine Rechnung ankommen muss.
Die Leitweg-ID einfach erklärt
Die Leitweg-ID ist im Kern eine Art Postleitzahl fürs Rechnungsrouting: Sie sagt der Empfangsplattform, an welche konkrete Behörde oder Organisationseinheit eine E-Rechnung intern weitergeleitet werden soll. Ohne sie weiß kein System, wo die Rechnung landen muss.
Aufgebaut ist sie aus drei Teilen:
- •Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern) — identifiziert die Behörde oder Organisation.
- •Feinadressierung (optional, maximal 30 Zeichen) — verweist z. B. auf eine Abteilung, Kostenstelle oder einen internen Vorgang.
- •Prüfziffer (2 Ziffern) — berechnet nach ISO/IEC 7064 MOD 97-10, damit ein Zahlendreher beim Erfassen auffällt, bevor die Rechnung falsch geroutet wird.
Du musst die Leitweg-ID nicht raten: Sie steht in der Beauftragung bzw. Bestellung, die du von der Behörde erhältst. Empfänger, die über die OZG-RE angebunden sind, erkennst du oft an Leitweg-IDs, die mit 992- beginnen.
In der Rechnung selbst gehört die Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10) in das dafür vorgesehene strukturierte Feld — nicht irgendwo im Freitext, sondern in das XML-Element, das die Behördenplattform automatisch ausliest.
XRechnung: das Format, das zählt
Für Behörden ist XRechnung das maßgebliche Format: ein rein strukturiertes XML nach der europäischen Norm EN 16931, aktuell in Version 3.0.2. Anders als bei ZUGFeRD gibt es kein eingebettetes, menschenlesbares PDF — das XML ist die Rechnung, rechtlich und praktisch. Eine hübsch formatierte PDF-Ansicht kann es begleiten, gilt aber nicht als das maßgebliche Dokument.
Damit eine XRechnung an eine Behörde überhaupt angenommen wird, müssen bestimmte Pflichtangaben im XML stehen, die im normalen B2B-Alltag oft fehlen:
- •die Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10)
- •ein Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- •die Bankverbindung
- •das Fälligkeitsdatum
- •der Leistungszeitraum
Fehlt eines dieser Felder, kann die Empfangsplattform die Rechnung technisch zurückweisen, bevor sie überhaupt bei einem Menschen landet.
Wo die Rechnung ankommt: ZRE und OZG-RE
Für den Bund läuft der Empfang über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Länder, Kommunen und weitere öffentliche Einrichtungen, die sich angeschlossen haben, nutzen die OZG-RE — die Rechnungseingangsplattform aus dem Onlinezugangsgesetz. Beide bieten in der Regel mehrere Einreichungswege an:
- •Weberfassung direkt im Portal
- •Upload einer fertigen XRechnungs-Datei
- •E-Mail mit der XRechnung im Anhang
- •Peppol, das europäische Austauschnetzwerk für elektronische Geschäftsdokumente
Welche Plattform und welcher Weg für deinen Auftrag gilt, steht nicht in deinem Ermessen — das sagt dir der öffentliche Auftraggeber in der Bestellung oder im Vertrag. Am einfachsten ist es, kurz nachzufragen, statt zu raten.
Wie das mit ehrlicheElster funktioniert
Eine Rechnung an eine Behörde ist am Ende kein Sonderfall, den du dir mühsam zusammenbasteln musst — sie braucht nur ein paar zusätzliche Angaben an der richtigen Stelle. Enno kümmert sich im Rechnungseditor darum, dass die stimmen:
- •Ein eigenes Leitweg-ID-Feld direkt im Rechnungseditor, mit automatischer Prüfziffern-Kontrolle — ein Zahlendreher fällt sofort auf, statt erst bei der Behörde.
- •XRechnung 3.0.2 per Klick: Du lädst sie herunter oder verschickst sie direkt per E-Mail, ganz ohne separate Konvertierungssoftware.
- •Vor jedem Versand prüft ehrlicheElster automatisch, ob die Pflichtangaben für Behörden vollständig sind — Ansprechpartner, Bankverbindung, Fälligkeitsdatum, Leistungszeitraum — und gleicht zusätzlich die Sichtversion (PDF) gegen das zugrunde liegende XML ab. Weichen beide voneinander ab, geht die Rechnung gar nicht erst raus.
- •Für Felder, die speziell Behörden abfragen — Vergabenummer, Vertragsnummer, Buchungsreferenz/Kontierung — gibt es einen Experten-Modus. Genau diese Angaben verlangen viele Rechnungseingangsplattformen der öffentlichen Hand als eigene BT-Felder, bevor sie eine Rechnung überhaupt annehmen.
Die Behörde ist in diesem Fall einfach dein Kunde — mit eigenen, klar dokumentierten Anforderungen. Die Technik soll dir dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, ohne jede Rechnung von Hand nachzuprüfen.
Checkliste: Rechnung an eine Behörde
- •Prüfe, ob dein Auftrag unter die 1.000-€-Ausnahme für Direktaufträge fällt oder eine E-Rechnung Pflicht ist.
- •Hole dir die Leitweg-ID aus der Beauftragung — nicht selbst erfinden oder schätzen.
- •Erstelle die Rechnung als XRechnung 3.0.2 (EN 16931), nicht als reines PDF.
- •Trage Leitweg-ID, Ansprechpartner, Bankverbindung, Fälligkeitsdatum und Leistungszeitraum vollständig ein.
- •Frage nach, ob ZRE, OZG-RE oder eine andere Landesplattform zuständig ist — und über welchen Weg (Weberfassung, Upload, E-Mail, Peppol) die Rechnung dort ankommen soll.
- •Bei Landesbehörden: prüfe kurz, ob zusätzlich eine Ausstellerpflicht gilt.