Was ist die Zusammenfassende Meldung?
Wer Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkauft, muss diese Umsätze dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) melden — in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) nach § 18a UStG. Gemeldet wird, an welche EU-USt-IdNr. Sie in welchem Zeitraum wie viel netto geliefert oder geleistet haben.
Die ZM ist eine reine Kontrollmeldung: Es wird nichts gezahlt. Die Finanzverwaltungen der EU gleichen darüber ab, ob Ihr Kunde im Ausland die Erwerbsbesteuerung korrekt durchführt.
Wichtig seit den "Quick Fixes" 2020: Die Steuerbefreiung Ihrer innergemeinschaftlichen Lieferung hängt an einer richtigen und fristgerechten ZM (§ 4 Nr. 1b UStG). Eine vergessene ZM kann die Steuerfreiheit kosten — dann schulden Sie die Umsatzsteuer aus eigener Tasche.
Wer muss eine ZM abgeben?
Eine ZM ist abzugeben, wenn Sie im Meldezeitraum mindestens einen dieser Umsätze hatten:
- •Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmer mit EU-USt-IdNr.
- •Sonstige Leistungen an EU-Unternehmer, für die der Empfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge, § 3a Abs. 2 UStG) — z. B. Beratung, Software, Design für einen Kunden in Österreich
- •Dreiecksgeschäfte als mittlerer Unternehmer
Gab es im Zeitraum keine EU-Umsätze, ist keine Nullmeldung nötig — anders als bei der Umsatzsteuervoranmeldung.
Die Fälligkeit: immer der 25.
Die ZM muss bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums elektronisch beim BZSt eingehen. Und hier lauert der häufigste Fehler:
Die Dauerfristverlängerung gilt nicht für die ZM. Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung dank Dauerfrist einen Monat später abgibt, muss die ZM trotzdem pünktlich zum 25. einreichen.
| Meldezeitraum | ZM fällig am |
|---|---|
| Q1 (Jan–Mär) | 25. April |
| Q2 (Apr–Jun) | 25. Juli |
| Q3 (Jul–Sep) | 25. Oktober |
| Q4 (Okt–Dez) | 25. Januar |
Fällt der 25. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Quartal oder Monat — welcher Meldezeitraum gilt?
- •Sonstige Leistungen (Reverse Charge): grundsätzlich quartalsweise.
- •Warenlieferungen: quartalsweise — aber nur, solange die innergemeinschaftlichen Lieferungen weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Quartale mehr als 50.000 € betragen haben. Wird die Grenze überschritten, müssen Sie monatlich melden.
- •Jahresmeldung (Ausnahme): Kleine Unternehmen können die ZM einmal jährlich abgeben, wenn der Gesamtumsatz unter 200.000 € liegt, die EU-Lieferungen unter 15.000 € bleiben und keine neuen Fahrzeuge geliefert werden (§ 18a Abs. 9 UStG).
Wer nur Dienstleistungen in die EU verkauft — der typische Fall für Freelancer und Agenturen — bleibt also beim Quartal.
Was passiert bei Verspätung?
- •Verspätungszuschlag: bis zu 1 % der gemeldeten Summe, maximal 2.500 €
- •Bußgeld: eine nicht, falsch oder verspätet abgegebene ZM ist eine Ordnungswidrigkeit (§ 26a UStG) mit bis zu 5.000 € Geldbuße
- •Verlust der Steuerbefreiung: der teuerste Fall — die innergemeinschaftliche Lieferung wird steuerpflichtig
Fehler in einer abgegebenen ZM müssen Sie innerhalb eines Monats berichtigen, nachdem Sie sie bemerkt haben (§ 18a Abs. 10 UStG).
Checkliste: So geben Sie die ZM richtig ab
- 1.USt-IdNr. des Kunden prüfen — am besten per qualifizierter Bestätigungsabfrage beim BZSt
- 2.Nettobeträge je Kunde aggregieren — die ZM meldet volle Euro pro USt-IdNr.
- 3.Art des Umsatzes kennzeichnen — Lieferung (L), sonstige Leistung (S) oder Dreiecksgeschäft (D)
- 4.Elektronisch übermitteln — über das BZSt-Online-Portal (BOP) oder ELSTER
- 5.Frist notieren: der 25. — unabhängig von jeder Dauerfristverlängerung
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