Rechnung schreiben und versenden

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   Editor öffnen

   Öffne in der Seitenleiste „Rechnungen" und klicke oben rechts auf „Rechnung erstellen". Der Editor teilt sich in vier Gruppen — „Rechnungskopf", „Leistung", „Zahlung" und „Abschluss" — und zeigt rechts daneben die Vorschau des fertigen Dokuments.

   

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   Rechnungsnummer und Datum

   Die Rechnungsnummer wird aus deinem Nummernkreis vorgeschlagen und lässt sich überschreiben. Vergeben wird sie erst beim Speichern — ein abgebrochener Entwurf verbraucht keine Nummer. Das Rechnungsdatum steht auf heute; die Dokumentensprache folgt der Sprache des Kunden.

   

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   Empfänger wählen oder anlegen

   Im Feld „Empfänger" suchst du einen bestehenden Kunden oder füllst „Firma / Name", Straße, PLZ und Ort direkt aus. Ein neuer Empfänger wird beim Speichern als Kontakt angelegt — du musst ihn nicht vorher unter „Kontakte" erfassen.

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   Steuerstatus der Rechnung

   Das Auswahlfeld steht auf „Mit Umsatzsteuer abrechnen (Standard)". Für Sonderfälle wählst du den Grund aus — etwa „Kleinunternehmer §19 UStG", „Reverse-Charge §13b" oder die innergemeinschaftliche Lieferung. Der passende Hinweistext landet automatisch auf der Rechnung. Wer in den Einstellungen als Kleinunternehmer geführt ist, findet das Feld schon vorbelegt.

   

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   Positionen und Preise

   Unter „Leistung" trägst du je Position Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz ein oder ziehst ein gespeichertes Produkt hinein. Ob du Preise netto oder brutto eingibst, gilt für den ganzen Beleg und ist aus deinen Einstellungen vorbelegt — die Vorschau rechnet beides korrekt gegeneinander.

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   Pflichtangaben prüfen lassen

   Vor dem Erstellen prüft die App die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Menge, Leistungsdatum und Betrag. Fehlt etwas, erscheint der Befund direkt am Feld; fehlende Firmendaten führen über „In den Einstellungen ergänzen" dorthin.

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   Speichern oder erstellen

   Oben rechts hast du drei Wege: „Entwurf speichern" hält die Rechnung ohne Nummer fest, „Rechnung erstellen" vergibt die Nummer und stellt die Rechnung, „Versenden" speichert und öffnet den Versand-Dialog. Versendet wird nichts, bevor du den Dialog bestätigst.

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   Format wählen und versenden

   Im Dialog „Rechnung per E-Mail versenden" prüfst du Empfängeradresse, Betreff und Nachricht und wählst das Format des Anhangs: „PDF" (klassisch), „XRechnung 3.0.2 (E-Rechnung, XML)" für Behörden und Unternehmen, die eine E-Rechnung verlangen, oder „ZUGFeRD / Factur-X" als PDF mit eingebettetem XML. Optional geht ein Zahlungslink mit, wenn du Mollie verbunden hast.

   

   TippBeim XML-Versand prüft die App zusätzlich die Pflichtfelder der Norm EN 16931 — etwa Leitweg-ID oder E-Mail des Empfängers. Ob ein Kunde E-Rechnungen empfangen kann, zeigt seine Kontaktakte.
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   Nach dem Versand

   In der Rechnungsliste trägt jede Zeile ihren Status — offen, bezahlt, überfällig. Das ⋯-Menü der Zeile bietet „Per E-Mail versenden", „PDF herunterladen", „Gutschrift erstellen" und „Als bezahlt markieren"; Letzteres verlangt einen Zahlungsnachweis. „Zahlungen prüfen" oben gleicht offene Rechnungen mit den Umsätzen deiner Bankkonten ab.

   

Diese Anleitung beschreibt die Bedienung von ehrlicheElster und enthält allgemeine Informationen zur Systematik — keine steuerliche Beratung im Einzelfall, dafür ist dein Steuerberater da. Stand: 3. September 2026. Fragen zur Anleitung: [email protected].